Oświadczenie o ochronie prywatności OTTO Work Force, OTTO Outsourcing

Oświadczenie o ochronie prywatności OTTO Work Force Polska

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych  przez witrynę internetową www.ottoworkforce.pl, www.ottoworkforce.com/pl oraz poddomeny tej witrynie.

Administratorami Danych Osobowych przetwarzanych za pośrednictwem witryny www.ottoworkforce.pl jest Spółka OTTO Work Force Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Szwedzkiej 5, 55-040 Bielany Wrocławskie (dalej zwana OTTO).

 

Informacje ogólne
OTTO szanuje Twoją prywatność i dba, aby Twoje dane były wykorzystywane przez nas tylko wtedy kiedy Ty sam tego chcesz.  Chcemy Ciebie zapewnić, że obchodzimy się bardzo ostrożnie z Twoimi danymi osobowymi. Zdajemy sobie sprawę, że przetwarzamy wiele danych i ściśle przestrzegamy obowiązujące przepisy w tym zakresie. Zawsze sprawdzamy z naszym partnerem prawnym, czy nasze usługi spełniają odpowiednie wymogi, zarówno na zgodność z przepisami prawa w zakresie ochrony danych, ale także na zgodność z innymi obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

 

OTTO w pełni respektuje i przestrzega Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane RODO), które obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku.

 

Jakie dane przetwarzamy?
W zasadzie istnieje możliwość odwiedzenia naszej Witryny bez przekazania nam jakichkolwiek swoich danych osobowych. Do celów statystycznych przetwarzamy natomiast – między innymi przez Google Analytics – dane dotyczące daty i godziny wizyt na naszej Witrynie; strony, z której przekierowani zostali Państwo na naszą Witrynę; regionu, z którego Państwo nas odwiedzają; strony i części Witryny, które Państwo odwiedzają (jak często, jak długo i w jakiej kolejności); jakie informacje Państwo oglądają i pobierają z Witryny. Ponadto gromadzimy pewne inne, niemożliwe do zidentyfikowania, automatyczne informacje na temat użytkowników Witryny.

 

Zbieramy wyżej wymienione dane, abyśmy mogli optymalnie dostosować treść Witryny do życzeń i potrzeb osób odwiedzających naszą Witrynę. Informacje niemożliwe do zidentyfikowania możemy zachować na przyszłość w celu ich wykorzystania, a może także przekazania ich osobom trzecim. Dalsze informacje na temat wykorzystywania plików typu cookies opisaliśmy w dalszej części Polityki prywatności.

 

Na naszej Witrynie mogą się znajdować odnośniki (hiperłącza) do innych witryn internetowych. Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności nie ma zastosowania do witryn osób trzecich. Z tego względu zalecamy zapoznanie się z polityką danych witryn w zakresie prywatności, aby się dowiedzieć, w jaki sposób obchodzą się z Państwa danymi. W związku z tym odsyłamy ponownie do naszej polityki dotyczącej plików typu cookie.

 

Od kiedy gromadzimy dane osobowe?
Gromadzimy Państwa dane osobowe między innymi od chwili wypełnienia przez Państwa formularzy dostępnych na naszej witrynie oraz poddomenach tej witryny oraz w momencie przesłania podania o pracę.

 

Dlaczego gromadzimy dane osobowe?
Gromadzimy i przetwarzamy Państwa dane osobowe między innymi w celu przesłania informacji
o świadczonych przez nas usługach oraz zwrócenia Państwa uwagi na fakt ich świadczenia
i informowania Państwa o nich. Usługi te obejmują na przykład: użyczanie, pośrednictwo, oddelegowanie, rekrutację i selekcję pracowników, administrację płacową, zarządzanie zasobami ludzkimi, rozwój osobisty, usługi kadrowo-płacowe i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Bardziej szczegółowo przetwarzamy dane osobowe:

 

  1. w celu spełnienia przepisów ustawowych i wykonawczym obowiązujących OTTO;
  2. w celu określenia Państwa przydatności do danego zlecenia albo danej funkcji, ustalenia Państwa dyspozycyjności oraz przedstawienia bądź skontaktowania Państwa z jednym albo kilkoma (potencjalnymi) kontrahentami i/lub zleceniodawcami;
  3. w celu poinformowania Państwa na temat naszych usług, merytorycznej wiedzy i/lub innych działań oraz w celu złożenia Państwu oferty w imieniu OTTO;
  4. w celu zaoferowania Państwu możliwości szkolenia, porad na temat przebiegu i/lub rozwoju kariery, i/lub usług (związanych z pracą), pośredniczenia w znalezieniu pracy, umożliwienia wykonywania prac u zleceniodawców, angażowania Państwa do pracy u zleceniodawców bądź organizowania dla Państwa zleceń;
  5. w celu umożliwienia Państwu korzystania i udzielenia dostępu do zamkniętych części naszej Witryny, portali i innych środowisk internetowych;

 

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Przy przetwarzaniu danych osobowych opieramy się na różnych podstawach prawnych. Znaczna część Państwa danych osobowych, które przetwarzamy, jest przetwarzana, ponieważ jest to konieczne do zawarcia naszej umowy z Państwem i z naszymi klientami.

Ponadto przetwarzamy Państwa dane osobowe, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu OTTO, którym jest udzielenie odpowiedzi na przesłane przez Państwa pytanie / wiadomość czy też przygotowanie oferty na Państwa prośbę.

 

Jeśli otrzymamy od Państwa odrębną zgodę będziemy mogli przetwarzać Państwa dane w celu:

  • kontaktowania się z Państwem, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności przez e-mail oraz telefon,
  • przesyłania informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej;
  • przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, możesz wycofać w dowolnym momencie poprzez wysłanie wniosku na adres mojedane@ottoworkforce.pl.

 

 

Jakie dane (osobowe) na temat Państwa zbieramy?
Przy przetwarzaniu danych kierujemy się zasadą minimalizmu,  to znaczy, że przetwarzamy tylko te dane, które są nam niezbędne do realizacji celu przetwarzania. Ponadto gromadzimy dane osobowe, które są nam potrzebne do świadczenia naszych usług. Część tych danych jest konieczna, aby mogli Państwo korzystać również z naszych usług. Ponadto gromadzimy dodatkowe dane (osobowe), dzięki którym możemy dostosować nasze usługi do Państwa konkretnych umiejętności i życzeń, albo abyśmy mogli spełnić konkretne wymogi naszych Zleceniodawców. Odpowiedzialność za prawidłowość i przydatność przekazywanych danych ponoszą Państwo.

 

Gromadzimy między innymi następujące dane i dokumenty zawierające dane osobowe:

 

  1. Dane osobowe (imię, nazwisko, adres, miejsce zamieszkania)
  2. Adres e-mail;
  3. Data urodzenia:
  4. Numer telefonu:
  5. Adres e-mail:
  6. Curriculum vitae i list motywacyjny, zawierające często między innymi dane na temat wykształcenia i doświadczenia.
  7. W przypadku ukierunkowanego listu motywacyjnego: stanowisko, o które się Państwo ubiegają.

 

W przypadku chęci nawiązania przez Państwa z nami kontaktu przez witrynę są to takie dane jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, przedsiębiorstwo oraz kraj.

 

Dodatkowo osoba zainteresowana naszymi ofertami może przesłać nam swoje dane takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Dane te służą do kontaktu i przedstawienia ofert zatrudnienia

 

Jak długo przechowywane są dane osobowe zebrane przez nas na Witrynie?
W odniesieniu do danych osobowych przekazanych nam przez Państwa w ramach pośrednictwa pracy stosujemy okresy przechowywania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

W przypadku procesu rekrutacji dane są przetwarzane przez okres w jakim trwa rekrutacja. Po zakończeniu rekrutacji dane usuwamy. Po wyrażeniu przez Państwa odrębnej zgody dane te będziemy mogli przetwarzać przez 12 miesięcy.

 

Natomiast dane,  które przetwarzamy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów oraz w celu wysyłania informacji handlowych będziemy przechowywać do czasu, aż zgłosicie Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania. W tym celu należy cofnąć swoją zgodę. W innym przypadku my możemy zadecydować o zakończeniu przetwarzania tych danych, jeśli ustalimy, że otrzymane od Państwa zgody zdezaktualizowały się. Zgodę mogą Państwo wycofać przesyłając wiadomość elektroniczną na adres: mojedane@ottoworkforce.pl.

 

 

Jak są chronione dane osobowe zebrane przez nas na Witrynie?
OTTO traktuje Państwa prywatność priorytetowo. Z tego względu podejmujemy różne środki, aby uniknąć utraty, kradzieży albo innego bezprawnego wykorzystania Państwa danych osobowych. Dlatego w razie konieczności pracujemy z użyciem zaszyfrowanych wiadomości i zabezpieczonych połączeń. Ponadto podejmujemy niezbędne środki w zakresie fizycznego i logicznego zabezpieczenia dostępu.

 

 

 

Kto otrzymuje Państwa dane osobowe?
OTTO otrzymuje Państwa dane osobowe. OTTO nie będzie w żadnym wypadku sprzedawać Państwa danych osobowych osobom trzecim. Ponadto OTTO przekaże Państwa dane osobowe osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy jest to wymagane na mocy umowy albo przepisów prawa bądź jeśli jest to potrzebne do świadczenia przez nas usług albo zwrócenia uwagi na fakt ich świadczenia, po to aby przedstawić Państwa naszym zleceniodawcom, móc składać Państwu oferty oraz informować o naszych usługach.

Ponadto Państwa dane możemy udostępniać tylko wtedy, kiedy wyrazicie na to zgodę lub podmiotom uprawnionym, o ile zaistnieje taka konieczność. Ponadto dostęp do Państwa danych będą mieć nasi pracownicy, dla których jest to niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków oraz podwykonawcy czyli podmioty, z których korzystamy przy przetwarzaniu Państwa danych.

 

Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?
Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w niektórych przypadkach związanych z rekrutacją może się zdarzyć, że dane przekazywane są poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli tak się dzieje to OTTO gwarantuje, że dane te będą zabezpieczone w taki sam sposób ja w UE. Gwarancje te wynikają  w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie “Tarcza Prywatności” ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

 

Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Państwa prawa?
Chcemy Państwa zapewnić, iż nie podejmujemy w sposób zautomatyzowany decyzji względem osób, których dane dotyczą oraz nie realizujemy za pomocą naszego serwisu żądnych działań mających na celu profilowanie Państwa i Państwa zachowań.
Jakie macie Państwo uprawnienia wobec OTTO w zakresie przetwarzanych danych?

Chcemy żebyście państwo wiedzieli, iż przysługuje Wam prawo:

  • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii. Macie prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, macie prawo:
    1. uzyskać dostęp do swoich danych osobowych,
    2. uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych,
      o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źdódle tych danych,
      o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską,
    3. uzyskać kopię swoich danych osobowych.
  • do sprostowania (poprawiania) danych. Macie prawo żądać od nas sprostowania (jeżeli są nieprawidłowe) i uzupełnienia (jeżeli są niekompletne) podanych przez siebie danych;
  • do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Wasze dane możesz żądać, abyśmy je usunęli. Macie prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
    1. wycofaliście określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Waszą zgodę;
    2. Wasze dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
    3. wnieśliście sprzeciw wobec wykorzystywania Waszych danych w celach marketingowych;
    4. nieśliście sprzeciw wobec wykorzystywania Waszych danych w celu prowadzenia statystyki korzystania z Serwisu i badania satysfakcji, a sprzeciw został uznany za zasadny;
    5. Wasze dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług.

  • ograniczenia przetwarzania danych – możecie Państwo żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Waszych danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych
    z Wami działań, jeżeli Waszym zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Państwa temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie, lub nie chcecie, żebyśmy je usunęli bo są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub na czas wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych. Macie prawo do żądania ograniczenia wykorzystania Państwa danych osobowych w następujących przypadkach:

    1. gdy kwestionujecie prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Waszych danych;
    2. gdy przetwarzanie Państwa danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądacie ograniczenia ich wykorzystania;
    3. gdy Państwa dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Państwu w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    4. gdy wnieśliście sprzeciw wobec wykorzystania Państwa danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Państwa szczególną sytuację – ochrona Państwa interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Wasze dane osobowe.
  • do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeżeli skorzystacie z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu. Jeżeli Państwa sprzeciw okaże się zasadny i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do przetwarzania Państwa danych osobowych, usuniemy Wasze dane, wobec wykorzystania których wniośliście sprzeciw;

 

  • do przenoszenia danych – macie prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, np. CSV, dane osobowe Państwa dotyczące, które nam dostarczyliście na podstawie j zgody. Możecie też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.

 

OTTO powołało Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pisząc na adres mailowy mojedane@ottoworkforce.pl lub bezpośrednio na adres Spółki.

 

Zażalenie na przetwarzanie danych osobowych przez OTTO
Istnieje możliwość złożenia zażalenia na przetwarzanie danych osobowych przez OTTO, jeżeli Państwa dane osobowe są wykorzystywane do innych celów niż jest to konieczne do realizacji umowy albo do wywiązania się z obowiązku prawnego. Mogą Państwo złożyć na przykład zażalenie na wykorzystywanie swoich danych osobowych w celach marketingowych albo sprzedaży, przesyłając wiadomość elektroniczną na adres mojedane@ottoworkforce.pl.

Ponadto mają Państwo prawo złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Jeżeli sprzeciwiają się Państwo przetwarzaniu swoich danych osobowych, które są konieczne do wykonywania przez nas prac, uważamy za istotne poinformować, że bez Państwa danych osobowych nie jest możliwe świadczenie dla Państwa naszych usług jako biuro pośrednictwa pracy i agencji pracy tymczasowej.

 

Uwaga końcowa
OTTO zastrzega sobie prawo dokonywania zmian niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności. Każda zmiana zostanie opublikowana na niniejszej stronie. OTTO zaleca Użytkownikowi regularne odwiedzanie tej strony celem sprawdzenia, czy zostały wprowadzone jakieś zmiany. Obecne oświadczenie o ochronie prywatności zostało zaktualizowane w maju 2018 roku.